Kompletny przewodnik po spotkaniu wszystkich pracowników: agenda + bezpłatny szablon!

Zaginęły duże notatki? Nowy personel czeka na wprowadzenie? Drużyny niszczące swoje cele, ale nie zdobywające uznania? Wygląda na… wszystkie ręce się spotykają jest w porządku obrad!

Praca na wszystkie ręce firmy to prawdopodobnie najlepszy sposób na zjednoczenie całego zespołu na nieformalnym, ale niezwykle produktywnym spotkaniu.

Oto, jak zrobić to dobrze, korzystając z przykładowego planu zajęć i bezpłatnego, interaktywnego szablonu!

Co to jest spotkanie wszelakie?

An wszystkie ręce się spotykają to po prostu spotkanie z udziałem wszyscy pracownicy firmy. Jest to regularne spotkanie – odbywające się może raz w miesiącu – i zazwyczaj prowadzą je szefowie firm.

Spotkanie wszystkich stron ma na celu osiągnięcie kilku kluczowych rzeczy...

• aktualizować personel za pomocą dowolnych nowe ogłoszenia nie nadaje się na e-mail.
• ustawić cele firmy i śledzić postępy w kierunku już istniejących.
• nagradzać wybitne osiągnięcia od osób indywidualnych i zespołów.
• do potwierdź personel którzy dołączyli, jak również ci, którzy odeszli.
• odpowiedzieć pytania pracowników z każdego zakątka firmy.

Według Badanie 2013, spotkania all-hands mogą zainspirować szczere rozmowy. Liderzy mają szansę usłyszeć bezpośrednio od ludzi na różnych szczeblach w organizacji.

Z tym wszystkim, ostateczny celem spotkania na wszystkie ręce jest wstrzyknięcie poczucie jedności w firmę. Nic dziwnego, że obecnie jest to coś, na co jest coraz większe zapotrzebowanie, a spotkania angażujące wszystkie osoby cieszą się coraz większą popularnością wśród firm, które chcą utrzymać silne kontakty w swoich szeregach.

Śmieszny fakt ⚓ Znaczenie „spotkania wszystkich rąk” wywodzi się ze starego wezwania marynarki „wszystkie ręce na pokład”, używanego do sprowadzania wszystkich członków załogi statku na górny pokład, aby pomóc im przetrwać burzę.

Po co organizować spotkanie wszystkich rąk?

Rozumiem; wszyscy staramy się unikać syndromu „nie kolejnego spotkania”. Dodanie kolejnego do listy cotygodniowych, miesięcznych i rocznych spotkań może wydawać się dobrym sposobem na odwrócenie od siebie personelu, ale w rzeczywistości może zmniejsz liczbę spotkań, które organizujesz.

Jak? Ponieważ spotkanie wszystkich stron obejmuje wszystko. Zawiera ważne części wielu innych spotkań, które będziesz mieć w ciągu miesiąca pracy, i skróci je do wąskiego, 1-godzinnego przedziału czasowego.

Według Badanie 2013, spotkania all-hands mogą zainspirować szczere rozmowy. Liderzy mają szansę usłyszeć bezpośrednio od ludzi na różnych szczeblach w organizacji.

Ostatecznie może to naprawdę zwolnić trochę czasu w Twoim harmonogramie. Oto kilka innych korzyści płynących ze spotkania wszystkich stron...

1. Bądź inkluzywny - Trudno wyrazić, ile może oznaczać dla Twojego zespołu fakt, że chcesz spotykać się z nim co tydzień lub co miesiąc. Zapewnienie im szansy na zadawanie palących pytań w ramach sesji pytań i odpowiedzi oraz bycie wobec nich tak otwartym i szczerym, jak to tylko możliwe, buduje wspaniałą kulturę firmy.
2. Bądź drużyną - Tak jak wspaniale jest usłyszeć słowa szefa, tak wspaniale jest widzieć twarze współpracowników. Praca zdalna i podzielone na segmenty biura często mogą izolować osoby, które mają się najbardziej żelować. Spotkanie wszystkich stron daje im nieformalną szansę ponownego zobaczenia się i porozmawiania ze sobą.
3. Nie przegap nikogo - Ideą spotkania wszystkich stron jest to, że tak wszystkie ręce na pokładzie. Chociaż możesz mieć kilka nieobecności, możesz dostarczać wiadomości ze świadomością, że wszyscy, w tym pracownicy zdalni, słyszą to, czego potrzebują.

Ręce do góry za Wszystkie ręce!

Jeśli wszyscy tam będą, dać przedstawienie. Chwyć ten darmowy, interaktywny szablon prezentacji na następne spotkanie!

Program spotkania wszystkich rąk

Potrzebujesz przykładu planu spotkania obejmującego wszystkie ręce, aby naprawdę owinąć głowę wokół tego, co faktycznie dzieje się we wszystkich rękach?

Oto 6 typowych punktów, które możesz zobaczyć w programie, a także zalecane limity czasowe, aby wszystko było szczupłe 1 godzina.

1. Lodołamacze

⏰ 5 minut

Ponieważ jest to spotkanie całej firmy, na którym mogą pojawić się nowe twarze, istnieje duża szansa, że ​​niektórzy współpracownicy nie mieli okazji usiąść i porozmawiać ze sobą od jakiegoś czasu. Użyj 1 lub 2 lodołamaczy, aby zachować duch zespołu silne i rozgrzej te piękne mózgi, zanim rozpocznie się wzmożony nastrój spotkania.

Są one niezbędne na początku spotkań wszystkich pracowników, ponieważ przełamują formalną atmosferę, która może wpływać na zaangażowanie pracowników, a jednocześnie pomagają współpracownikom odkrywać nieoczekiwane powiązania między działami.

Wypróbuj niektóre z tych pomysłów:

• Który GIF opisuje Twój nastrój? - Zaprezentuj wszystkim kilka GIF-ów i poproś o zagłosowanie na ten, który najlepiej odzwierciedla ich samopoczucie.
• Podziel się żenującą historią - Oto coś, co udowodniono, że generuje dobre pomysły. Poproś wszystkich, aby napisali krótką, żenującą historię i przesłali ją anonimowo. Odczytanie ich może być zabawnym początkiem programu spotkania wszystkich pracowników.
• Popowy quiz! - Nie ma sytuacji, której nie można zaostrzyć odrobiną ciekawostek. Szybki 5-minutowy quiz na temat bieżących wydarzeń lub praktyk firmy może zainspirować kreatywność i pobudzić wszystkie ręce do dobrej, czystej zabawy.

💡 Sprawdź 10 lodołamaczy na każde spotkanie - online i nie tylko!

2. Aktualizacje zespołu

⏰ 5 minut

Istnieje szansa, że ​​podczas tego spotkania dostrzeżecie kilka nowych twarzy, a także przegapicie kilka ostatnich odejść. Najlepiej zajmij się tym wcześnie w porządku obrad, aby nikt nie siedział niezręcznie i czekał na przedstawienie.

Wielkie podziękowania dla pracowników, którzy właśnie odeszli, to nie tylko dobre przywództwo, ale także humanizuje cię przed twoimi ludźmi. Podobnie wczesne wprowadzenie nowych twarzy do firmy to świetny sposób, aby pomóc im poczuć się włączonymi i uspokoić wszystkich przez resztę spotkania.

Wystarczy krótkie podziękowanie i powitanie, ale możesz zrobić dodatkowy krok, robiąc krótką prezentację.

Ważne jest, aby umieścić ten temat na wczesnym etapie spotkania (w ciągu pierwszych 10 minut), aby okazać szacunek byłym współpracownikom, a jednocześnie umożliwić zamknięcie dyskusji pozostałym członkom zespołu.

Pomaga to również nowym pracownikom poczuć się naprawdę mile widzianymi, a nie jak ktoś, kto nie zwraca na to uwagi, co ostatecznie tworzy pozytywny nastrój, który zmniejsza niepokój u wszystkich obecnych.

3. Wiadomości firmowe

⏰ 5 minut

Innym szybkim, ale niezbędnym punktem w programie spotkania wszystkich pracowników jest informowanie zespołu o działaniach firmy. Dlaczego to jest ważne? Chodzi o to, aby wszyscy byli na bieżąco i poinformowani o szerszych wydarzeniach w firmie, wydarzeniach i uwagach logistycznych, które dotyczą wszystkich.

Pamiętaj, że nie chodzi o projekty i cele (o tym za chwilę), ale bardziej o ogłoszenia, które mają wpływ na całą firmę. Może to dotyczyć nowych zawartych umów, nowych planów budowania zespołu w toku, a także wszystkich tych niezbędnych nudnych rzeczy, jak na przykład, którego dnia hydraulik przyjdzie odebrać kubek kawy, który zostawił ostatnio.

Celem tego działania jest zapewnienie przejrzystości i spójności działań w obrębie całej firmy, przy jednoczesnym zachowaniu lekkiego i informacyjnego tonu.

4. Postęp celu

⏰ 20 minut

Teraz jesteśmy w centrum twoich rąk. Tutaj możesz pokazać cele i dumnie (lub publicznie płakać) pochwalić się postępami swojego zespołu w ich realizacji.

Ten segment zwykle pojawia się po ogólnych ogłoszeniach i jest często prowadzony przez kierowników działów lub zespołów, a gospodarz lub moderator nadzoruje przebieg dyskusji.

To prawdopodobnie najważniejsza część spotkania, więc zapoznaj się z tymi krótkimi wskazówkami...

• Użyj danych wizualnych - Może to nie być zaskoczeniem, ale wykresy i wykresy mają swoje znaczenie dużo lepsza robota w wyjaśnianiu danych niż tekstu. Pokaż postępy każdego działu w postaci punktu na wykresie, aby zapewnić im wyraźniejsze wskazanie, skąd pochodzą i dokąd (miejmy nadzieję) zmierzają.
• Pogratuluj i szturchnij - Dla Twojego zespołu może to być najbardziej stresująca część całego spotkania wieloosobowego. Rozwiaj obawy, gratulując zespołom dobrej pracy i delikatnie szturchając zespoły osiągające słabsze wyniki, pytając, czego będą potrzebować, aby mieć większe szanse na osiągnięcie swoich celów.
• Niech to będzie interaktywne - Jako że jest to najdłuższa część spotkania wszystkich uczestników i ponieważ wiele aspektów nie dotyczy bezpośrednio wszystkich, warto skupić się na sali, zapewniając pewną interaktywność. Wypróbuj ankietę, ocenę skali, chmurę słów, a nawet quiz, aby zobaczyć, jak to zrobić na torze Twój zespół tak myśli.

Po przeprowadzeniu tej części przemówienia dobrym pomysłem jest umieszczenie zespołów w pokojach podgrup, aby mogły przeprowadzić burzę mózgów dotyczącą trójstronnej odpowiedzi...

1. Co im się podobało w aktualizacji postępów.
2. Co im się nie podobało w aktualizacji postępów.
3. Bloker, który przeszkadza w osiąganiu lepszych postępów.

Celem tej aktywności jest promowanie przejrzystości i odpowiedzialności przy jednoczesnym motywowaniu zespołów poprzez uznanie i konstruktywne wsparcie.

5. Uznanie personelu

⏰ 10 minut

Uznanie jest potężnym bodźcem, a spotkanie całej załogi jest idealnym momentem, aby wyróżnić nieznanych bohaterów w całej organizacji.

Nie musisz intonować całej pieśni i tańca (wielu pracowników i tak może czuć się z tym niekomfortowo), ale pewne uznanie i być może niewielka nagroda mogą wiele zdziałać, nie tylko dla danej osoby, ale także dla spotkania jako cały.

Ogólnie rzecz biorąc, można to zrobić na dwa sposoby:

1. Przed spotkaniem, wszyscy liderzy zespołów przesyłają nazwisko osoby ze swojego zespołu, która wykracza poza swoją rolę. Skorzystaj ze spotkania, aby potwierdzić najczęściej zgłaszane nazwiska z każdego zespołu.
2. Podczas spotkania - Przygotuj żywą chmurę słów dla „cichego bohatera” każdego. Najczęściej zgłaszane imię od Twojej publiczności będzie górować w centrum chmury słów, dając Ci szansę na publiczne uznanie, kimkolwiek on jest.

Rytuał doceniania pracowników może podnieść morale, zbudować szacunek między członkami zespołu i dodać pozytywnego klimatu emocjonalnego do spotkania całej załogi.

Wskazówka 💡 Kołowrotek to idealne narzędzie do rozdawania nagród. Nie ma nic lepszego do angażowania publiczności!

6. Otwórz pytania i odpowiedzi

⏰ 15 minut

Zakończmy tym, co wiele osób uważa za najważniejszy punkt każdego spotkania wszystkich pracowników: sesją pytań i odpowiedzi na żywo.

Jest to szansa dla każdego, niezależnie od działu, na zadawanie pytań osobom na najwyższym szczeblu. Od tego segmentu możesz spodziewać się wszystkiego i powitaj to z radością, ponieważ Twój zespół może mieć wrażenie, że to jedyny moment, w którym może uzyskać bezpośrednią odpowiedź na uzasadniony problem.

Jeśli masz duży zespół, jednym ze sposobów skutecznego radzenia sobie z pytaniami i odpowiedziami jest zadawanie pytań na kilka dni przed spotkaniem wszystkich uczestników, a następnie filtrowanie ich w celu znalezienia tych, na które warto odpowiedzieć przed publicznością.

Celem tego segmentu nie jest tylko udzielenie odpowiedzi, ale także umożliwienie Twojemu zespołowi zabrania głosu, pokazanie, że kierownictwo słucha, i zakończenie spotkania w tonie otwartość i szacunek.

Ale jeśli chcesz być bardziej przejrzysty w całym procesie, po prostu pozwól swojemu zespołowi zadawać Ci pytania za pośrednictwem platformy Q&A na żywo. W ten sposób możesz zachować wszystko zorganizowany, moderowany i 100% przyjazny dla pracowników zdalnych.

Jak przeprowadzić spotkanie wszystkich pracowników za pomocą AhaSlides

1. Przygotuj swoją prezentację

• Utwórz nową prezentację na AhaSlides.
• Ustrukturyzuj slajdy, uwzględniając najważniejsze tematy, które chcesz omówić: aktualności firmy, osiągnięcia zespołu, ogłoszenia, sesje pytań i odpowiedzi itp.
• Użyj mieszanki slajdy informacyjne (tekst, obrazy, wykresy) i interaktywne slajdy (ankiety, quizy, chmury słów, pytania i odpowiedzi).

2. Dodaj elementy interaktywne

• Ankiety: Zbieraj opinie i szybkie informacje zwrotne na temat nowych inicjatyw.
• Slajdy pytań i odpowiedzi: Pozwól pracownikom zadawać pytania na żywo, na które możesz odpowiedzieć w trakcie prezentacji lub po niej.
• Chmury słów: Wyrażaj nastroje zespołu lub podkreślaj kluczowe tematy.
• Quizy: Zaangażuj zespół poprzez zabawę polegającą na sprawdzaniu wiedzy lub rozwiązywaniu ciekawostek o firmie.

3. Udostępnij dostęp

• Przed spotkaniem podziel się unikalny link lub kod dołączenia ze wszystkimi uczestnikami, aby mogli uczestniczyć przy użyciu swoich smartfonów lub innych urządzeń.
• Zachęcaj wszystkich do przybycia kilka minut wcześniej, aby uniknąć opóźnień.

4. Podczas spotkania

• Zaprezentuj swoje slajdy, przełączając się między treścią informacyjną a interaktywnymi ćwiczeniami.
• Wykorzystaj wyniki ankiet na żywo i odpowiedzi w formie pytań i odpowiedzi, aby stymulować dyskusje.
• Utrzymaj dynamikę sesji, angażując wszystkich uczestników, zamiast stosować wyłącznie komunikację jednostronną.

5. Zaangażuj się i kontynuuj współpracę

• Wykorzystaj wnioski z ankiet i sesji pytań i odpowiedzi, aby rozwiać obawy i świętować osiągnięcia.
• Zapisz odpowiedzi i wyniki, aby móc do nich wrócić w przyszłości lub udostępnić je szerszemu zespołowi.
• Opcjonalnie możesz udostępnić pełną prezentację lub podsumowanie po spotkaniu.

Dodatkowe pomoce na spotkanie wszystkich rąk

Jeśli chcesz wykorzystać wszystkie swoje siły w czymś dłuższym niż 1 godzina, wypróbuj te dodatkowe zajęcia...

1. Historie klientów

Czasy, kiedy Twoja firma dotknęła klienta, mogą być niezwykle silną motywacją dla Twojego zespołu.

Przed spotkaniem lub w jego trakcie poproś zespół o przesłanie pozytywnych recenzji od klientów. Przeczytaj je całemu zespołowi, a nawet zrób quiz, aby każdy mógł odgadnąć, który klient wystawił opinię.

2. Dyskusja zespołowa

Bądźmy szczerzy, członkowie zespołu są często znacznie bliżej liderów swoich zespołów niż ich dyrektor generalny.

Niech wszyscy usłyszą znajomy głos, zapraszając liderów każdego zespołu, aby przyszli na scenę i przedstawili swoją wersję postęp celu krok. Jest to bardziej prawdopodobne i dokładne, i daje innym przerwę od Twojego głosu!

3. Czas quizu!

Urozmaicaj swoje wszystkie ręce dzięki konkurencyjnemu quizowi. Możesz podzielić każdy zespół na... zespoły, a następnie poprosić je o rywalizację o miejsce w tabeli liderów za pomocą pytań związanych z pracą.

Jakie są nasze przewidywane wyniki w tym roku? Jaki był wskaźnik wykorzystania naszej największej funkcji w zeszłym roku? Pytania takie nie tylko uczą o ważnych wskaźnikach firmy, ale także rozkręcają spotkania i pomagają w budowaniu zespołów, do których chcesz dołączyć.